Essendo un sostenitore delle “procedure ricorrenti”, principalmente per non perdere tempo e soprattutto per non reinventare la ruota ogni volta, quando mi accingo ad iniziare un nuovo progetto online, adotto un metodo di organizzazione preciso, strutturato in cinque fasi essenziali.

Questo metodo mi permette di ottimizzare i tempi, richiedendomi solamente all‘incirca due o tre giorni per essere completato, e garantendomi un’efficienza operativa ottimale.

Il motivo dietro questa strategia risiede nella consapevolezza che l’approccio comune all’avvio di progetti tende ad essere piuttosto disorganico, influenzando negativamente la probabilità di portarli a termine con successo.

Considerando che i progetti rappresentano un investimento significativo di tempo e di attenzione, ritengo fondamentale dotarmi di un minimo di struttura per gestirli efficacemente.

La procedura per iniziare un nuovo progetto

1️⃣ Consolidamento delle idee: Questo primo passo è cruciale e richiede una profonda analisi del progetto in fase embrionale.

Creo una cartella specifica sul mio dispositivo o sulla piattaforma di gestione dei progetti che utilizzo, attribuendole un nome chiaro e descrittivo relativo al progetto in questione. All’interno di questa cartella, creo una serie di sottocategorie o documenti separati per ogni aspetto chiave del progetto.

Queste informazioni possono includere documenti per idee ed ispirazioni, pianificazioni strategiche, obiettivi del progetto, risorse rilevanti, compiti da completare e scadenze da rispettare.

Utilizzo inoltre strumenti di organizzazione, come fogli di calcolo o software di gestione dei progetti, per tenere traccia di tutte le informazioni pertinenti e garantire una struttura coerente ed accessibile.

Questa fase di frammentazione ed organizzazione delle idee in uno spazio dedicato fornisce una base solida e chiara su cui costruire il progetto, facilitando una gestione efficiente e una rapida consultazione delle risorse necessarie durante tutte le fasi del processo.

2️⃣ Ricerca del materiale esistente: Questa fase richiede una ricerca dettagliata e un’analisi accurata del materiale già disponibile che potrebbe essere rilevante per il nuovo progetto.

Inizio consultando le mie note, documenti e risorse online esistenti per individuare informazioni, idee o risorse che possono essere riutilizzate o adattate al nuovo contesto. Utilizzo strumenti di ricerca interna alle mie piattaforme di gestione delle informazioni o utilizzo motori di ricerca online per scovare articoli, studi di ricerca, guide o contenuti correlati che possono arricchire il mio approccio al nuovo progetto.

Una volta identificato il materiale rilevante, procedo con un’analisi delle risorse in mio possesso, valutando la loro pertinenza, affidabilità ed utilità per il progetto in corso.

Verifico se le informazioni trovate supportano o integrano le mie idee iniziali e se possono contribuire a colmare eventuali lacune o punti critici nel mio approccio.

Organizzo il materiale raccolto in modo chiaro ed accessibile all’interno della cartella del progetto, utilizzando sistemi di categorizzazione o etichettatura per facilitarne il recupero e la consultazione futura.

Questa fase di ricerca e analisi del materiale esistente mi consente di sfruttare al meglio le risorse già disponibili, risparmiando tempo e sforzi nella ricerca di informazioni e fornendo una solida base di conoscenza su cui basare il mio lavoro.

3️⃣ Esplorazione di termini correlati: Nella fase di esplorazione approfondita, utilizzo una serie di strumenti e risorse per identificare ed approfondire i termini correlati e i concetti collegati al mio progetto.

Inizio con l’uso di motori di ricerca e di strumenti di analisi semantica per scoprire parole chiave e concetti correlati al tema del mio progetto. Utilizzo anche dizionari specializzati, enciclopedie online e risorse accademiche per ottenere una comprensione più approfondita dei concetti e dei termini rilevanti.

Successivamente, esploro le mie applicazioni di note e di archiviazione per cercare eventuali annotazioni precedenti o appunti su argomenti correlati al mio progetto. Questo mi permette di recuperare informazioni utili e riflessioni precedenti che possono essere integrate o approfondite nel contesto del nuovo progetto.

Inoltre, interagisco con comunità online e gruppi di discussione per esplorare idee, opinioni e approcci relativi al mio argomento. Partecipare a discussioni e scambiare idee con altre persone mi offre una prospettiva più ampia e diversificata sul mio tema e mi aiuta a scoprire nuove fonti di informazioni e risorse.

Infine, registro tutte le nuove scoperte ed informazioni raccolte in modo organizzato all’interno della cartella del progetto, mantenendo collegamenti ipertestuali o annotazioni per facilitare il riferimento e l’accesso rapido durante le fasi successive del mio lavoro.

Questa fase di esplorazione approfondita mi permette di ampliare la mia comprensione del tema del mio progetto, scoprire nuove prospettive e risorse ed arricchire il mio approccio complessivo.

4️⃣ Organizzazione delle risorse: Questa fase è dedicata alla meticolosa organizzazione delle risorse rilevanti all’interno della cartella del progetto, garantendo che siano facilmente accessibili e utilizzabili durante tutte le fasi del lavoro.

Inizio selezionando le risorse più pertinenti e utili raccolte durante le fasi precedenti, tra cui documenti, articoli, immagini, video, e altro ancora. Utilizzo criteri di rilevanza e priorità per determinare quali risorse sono più cruciali per il mio lavoro e le organizzo in base a questi criteri.

Successivamente, adotto un approccio flessibile nell’organizzazione delle risorse, preferendo l’uso di collegamenti ipertestuali anziché spostare fisicamente i documenti all’interno della cartella del progetto. Questo mi consente di mantenere una struttura fluida ed interconnessa, che può essere facilmente adattata e aggiornata in base alle esigenze del progetto.

Utilizzo anche strumenti di categorizzazione ed etichettatura per suddividere le risorse in diverse sezioni o temi, facilitando il recupero e la consultazione delle informazioni pertinenti quando necessario. Questo approccio organizzativo mi aiuta a mantenere un ambiente di lavoro ordinato e efficiente, riducendo il rischio di smarrimento o confusione durante il processo di creazione del progetto.

Infine, registro e annoto tutte le modifiche e gli aggiornamenti apportati alle risorse all’interno della cartella del progetto, tenendo traccia delle versioni precedenti e delle nuove aggiunte per garantire una gestione accurata e aggiornata delle risorse nel tempo.

Questa fase di organizzazione delle risorse con precisione e flessibilità è fondamentale per garantire una gestione efficiente e ottimale del materiale di lavoro durante tutte le fasi del progetto.

5️⃣ Pianificazione del progetto: Quest’ultima fase è cruciale per trasformare le idee e le risorse raccolte in azioni concrete e pianificate, garantendo un avanzamento strutturato e mirato del progetto.

Inizio analizzando attentamente tutte le informazioni e le risorse disponibili, valutando i vincoli, le risorse e le sfide che potrebbero influenzare l’esecuzione del progetto. Identifico gli obiettivi chiave del progetto e stabilisco le milestones, cioè i traguardi intermedi, che mi aiuteranno a monitorare il progresso e a valutare il successo del progetto.

Successivamente elaboro un piano d’azione dettagliato, definendo chiaramente le attività da svolgere, i responsabili (in caso di progetto dove necessito di collaboratori) e le scadenze da rispettare per ciascuna fase del progetto. Utilizzo strumenti di gestione dei progetti, come diagrammi di Gantt o applicazioni di pianificazione, per visualizzare e organizzare le attività in modo chiaro e strutturato.

Durante la pianificazione, tengo conto dei rischi potenziali e delle contromisure da adottare per mitigarli, così da anticipare eventuali ostacoli e garantire una gestione efficace dei cambiamenti o delle impreviste che potrebbero insorgere lungo il percorso.

Inoltre, in caso di lavoro in team, coinvolgo le persone coinvolte nel progetto, comunicando chiaramente i ruoli e le responsabilità assegnate e assicurandomi che tutti abbiano una chiara comprensione del piano d’azione e degli obiettivi da raggiungere.

Infine, monitoro costantemente l’avanzamento del progetto rispetto al piano stabilito, apportando eventuali modifiche o aggiustamenti necessari per garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Questa fase di pianificazione del progetto con dettaglio e visione strategica è essenziale per garantire una gestione efficace e una realizzazione ottimale di del progetto.

Questo metodo in 5 step, non solo facilita l’avvio di nuovi progetti ma serve anche come invito a riflettere sull’importanza di una gestione progettuale consapevole e strutturata.

Ti incoraggio a sviluppare una tua checklist personalizzata per l’avvio dei progetti, sperimentandola su un’iniziativa che intendi intraprendere. Questo approccio ti permetterà di assicurarti di avere tutto quello che ti serve per procedere in modo efficace fin dai primi passi del tuo progetto.