Da qualche mese dopo 13 anni di Evernote, versione a pagamento, completo di tutto quello che l’elefantino verde può offrire, ho sentito il bisogno di qualcosa di maggiormente performante per le mie necessità.
Partiamo dall’inizio, conosco Evernote a memoria, lo usavo con estrema velocità e lo sfruttavo al 100%.
Immagino che la domanda sorge spontanea: Allora perché cambiare? La prima risposta è perché cambiare fa bene, più nel dettaglio perché con Evernote ero arrivato ad un punto che malgrado tutte le note taggate, inserite negli appositi taccuini, posizionati negli stark per macro argomenti oltre l’utilizzo delle “attività” con e senza reminder, la creazione di “modelli” per le varie task di cui necessitavo in base ai progetti mi mancava ancora una cosa basilare; la visione di insieme.
La visione di insieme quando si lavora su vari progetti con molte note, appunti, informazioni è importante per chi come me è da anni un estimatore della ottimizzazione del tempo per incrementare la produttività e di conseguenza avere più tempo libero. Sprecare tempo a passare da una task all’altra senza avere il quadro generale cominciava a starmi stretto. Il deterrente per non cambiare prima era evitare di dover spostare 13 anni di note, documenti, ecc… su un altro tool. Un pensiero errato, ovviamente, quando uno strumento non rispecchia più le nostre esigenze si cambia, senza se e senza ma.
Un giorno ho detto “Ok, è tempo di passare ad un altro tool”, ma quale tool scegliere?
Conoscevo bene lo storico Trello ma malgrado le sue ottime funzionalità non faceva per me, idem Asana, ClickUp, Monday, ecc… sì li ho testati praticamente tutti negli anni, alcuni per brevi periodi altri per gestire progetti interi, tutti ottimi strumenti anche da usare per attività dove vi é la necessità di interagire, condividere o lavorare su documenti in tempo reale con altre persone per un progetto all’interno di un tool, ma nessuno mi aveva mai allontanato da Evernote. Avevano tutti sempre o qualcosa in più (non sopporto le parti di un software di cui non so cosa farmene) o qualcosa in meno che inevitabile mi portava ad utilizzare più di un tool, massimo due ma per quanto mi riguarda lato produttività ce ne era già uno di troppo.
Ripensando mi venne in mente l’unico strumento che avevo usato pochissimo perché lo ritenevo troppo macchinoso o come dico io un lavoro nel lavoro; mi sbagliavo completamente. Ovviamente parlo di Notion.
Riapro Notion dopo credo un paio di anni che era finito nel dimenticatoio, trovo vecchie note, una struttura tipo Evernote o simili e rimango a guardarlo per cinque minuti. Il primo pensiero è stato: se lo devo utilizzare come Evernote non ha senso. Prendo e cancello tutto, non solo le vecchie note che avevo su Notion ma proprio tutta l’impostazione, inutile, che avevo creato anni prima. Usare Notion solo per prendere appunti o salvare idee è sprecato, per queste attività va benissimo un qualsiasi tool preinstallato su qualsiasi Device. Notion da il suo meglio quando si sfruttano i database e le regole (cosa che ho scoperto dopo).
Perfetto ora ho davanti una pagina bianca. Volevo il tool ideale? Avevo l’opportunità di plasmarlo in base alle mie esigenze, con tutto quello che necessitavo. Ho cominciato a scrivere una semplice nota con una scaletta di tutto quello che avevo bisogno che facesse Notion, non ancora conscio se sarei stato in grado di crearlo, ma come si suol dire “la necessità aguzza l’ingegno”. Avevo nero su bianco il mio tool ideale, peccato che per Il momento erano solo parole e nulla di funzionante e funzionale.
Iniziai a creare una pagina chiamata “Home” in cui inserire tutti gli strumenti di cui necessitavo per organizzare il mio lavoro quotidiano sotto tutti gli aspetti.
Con il comando “/” comincio a visualizzare tutte le opzioni che avevo a disposizione, la mia attenzione è caduta subito su “Database”, ho pensato se il nome non tradisce c’è molto di più che creare semplici note annidate tra loro. Ed infatti mi si è aperto un mondo. In poco tempo smanettando tra le infinite impostazioni a cui il solo limite è la creatività, quindi pressoché infinita in base alle esigenze, appresi i primi concetti.
Non mi fermai dedicandoci tre ore al giorno ed in sei giorni avevo tutto quello di cui necessitavo. Notion come lo avevo strutturato per le mie necessita era perfetto, aveva tutto e principalmente non aveva funzionalità che non mi servivano, come spesso capita suppongo a tutti di avere strumenti con funzioni che non si usano mai, ma che sono sempre lì ad occupare spazio visivo inutilmente.
Mi sono dovuto ricredere sulla curva di apprendimento di Notion, da quello che avevo letto documentandomi, la immaginavo più lunga. Invece in una mattinata, comprese le prime dinamiche diventò subito molto intuitivo ed anche veloce da strutturare.
L’unica cosa che mi rallentò fu creare delle “regole”, non essendo un programmatore, impiegai un po’ di tempo ed errori a comprendere come implementare le regole di cui avevo bisogno all’interno dei vari database che avevo creato. Devo ammettere che la documentazione di Notion, estremamente completa, mi è stata di estremo aiuto.
Arrivato al punto che avevo tutto la struttura funzionante ma mi mancava ancora una cosa; i contenuti. Erano ancora su Evernote. Cominciai a cercare uno strumento che mi permettesse di “travasare” tutto da Evernote in Notion. Lo trovai tra le integrazioni di Notion con un costo, ragionevole, di solo 5$. Pensai, perfetto! Ma fu solo un pensiero veloce che mi fece riflettere se fosse il caso di spostare tutto su Notion o se selezionare quello di cui realmente mi interessava avere per i progetti attuali e la parte di storico che mi sarebbe potuta essere utile in futuro. Decisi di spostare i contenuti di mio interesse a mano, probabilmente anche con l’applicazione automatica avrei potuto flaggare cosa spostare e cosa no, senza troppi copia ed incolla da un tool all’altro, ma non lo saprò mai.
Volevo cogliere l’occasione per approfittare del cambio di tool per ottimizzare ulteriormente tutto il contenuto che avevo su Evernote, inglobare alcune note tra loro, dare uno schema maggiormente ottimizzato in base all’utilizzo che avevo impostato su Notion ed ovviamente valutare cosa spostare e cosa no. Fu sicuramente una scelta che non rimpiango. Nonostante ho sempre avuto una struttura lavorativa organizzata e principalmente ordinata, ho avuto modo di ottimizzare maggiormente i contenuti che ad oggi dopo due giorni di leggi/valuta e copia/incolla sono su Notion.
Ad oggi utilizzo Notion per gestire quasi tutto, dalla agenda alle to do list, dal CRM alle task, dai progetti per i clienti ai miei progetti personali fino a tutti gli aspetti relativi miei interessi personali.
Ho scritto “quasi tutto” perché per creare contenuti testuali per articoli o per la realizzazione dei contenuti per i corsi utilizzo Obsidian; per chi non lo conoscesse è un tool che ha tutto per essere equiparato a Notion con alcune peculiarità che differenziano i due strumenti. Obsidian è un editor Markdown anche esso con infinite applicazioni.
Utilizzo Obsidian per la creazione di contenti testuali, non solo per la struttura molto minimal (anche esso come Notion può essere strutturato in base alle esigenze) ma principalmente per il sistema di interlinking che reputo estremamente comodo e mi auguro che presto venga integrato anche in Notion. Un aspetto gradevole dal lato estetico è che tutti gli interlinking creati vengono riprodotti in un grafico interattivo come se fosse un mappa mentale o meglio neurale, il classico second brain, che restituisce a video tutte le connessioni che ho creato tra le varie note.
Chi conosce Obsidian sa che l’utilizzo personale che ho descritto è davvero limitato. Effettivamente sfrutto solo l’1% delle sue potenzialità, ma per quello che mi serve è perfetto così.
Tornando al passaggio da Evernote a Notion, faccio un breve elenco dei principali pro ed i contro che ho riscontrato, in base alla mia esperienza ed alle mie esigenze, tra i due sistemi.
Pro e contro dì Notion VS Evernote
Pro:
Estremamente plasmabile in base ad ogni esigenza. Notion non ha limiti è personalizzabile sotto ogni aspetto e per ogni utilizzo. Viceversa Evernote è troppo “rigido” nella struttura. Ci si deve ingegnare a creare un flow lavorativo e non solo, idoneo alle proprie esigenze. La poca duttilità non aiuta.
Notion anche per chi non ha voglia di smanettarci più di tanto offre la possibilità di trovare online sia free che a pagamento praticamente qualsiasi struttura di cui si ha la necessità ed implementarla direttamente nel proprio Notion, oltre a personalizzarla in base all’utilizzo. Per Evernote questo sistema di implementazioni ad oggi è utopia.
Notion viene aggiornato con nuove features molto spesso, quasi settimanalmente, una delle ultime di pochi giorni fa è stata l’introduzione della lingua spagnola e portoghese. L’italiano non c’è ancora, ma la versione in inglese è secondo me estremamente intuitiva. Viceversa Evernote offre delle implementazioni molto raramente nel tempo, in 13 anni di utilizzo, a memoria, credo di aver visto all’incirca 10 upgrade che realmente introducevano funzioni nuove ed utili.
Contro:
Notion non ha le registrazioni vocali a cui ero abituato su Evernote. Come ho risolto? App di iPhone (Memo vocali) con cartelle divise per progetti ed interessi. Tenendo conto che anche con Evernote trascrivevo le note vocali non mi è cambiato molto. Il “sacrificio” di una caratteristica ha comunque giustificato pienamente il cambio di tool.
Notion non legge il testo nelle immagini, cosa che Evernote fa, comodo nella ricerca per un determinato termine ma non essenziale se non si lavora con molte immagini con all’interno del testo.
L’impossibilità in Notion di salvare una versione offline, implementazione presente in Evernote. Notion quindi non funziona offline? La risposta é una via di mezzo, nel senso se si sta lavorando e si perde la connessione con la rete si può continua ad usarlo e Notion tornerà a salvare e sincronizzare i vari Device non appena si tornerà online. Possiamo dire che è un ibrido, non un offline vero e proprio ma un sistema di emergenza per non perdere il contenuto che si sta creando.
Ritengo che la differenza principale tra Notion e Evernote è che Evernote è “quello che si desidera” e Notion è “quello di cui si ha bisogno”. Chi si occupa di Marketing sa quanto è grande la differenza tra i due concetti.
