Dentro il mio sistema di lavoro c’è una cartella che non apro praticamente mai. Non la consulto, non la sfoglio, non ci cerco dentro. Ed è, senza paragoni, quella che mi fa guadagnare più tempo di tutte.
Quando me ne sono accorto ho dovuto buttare via un’idea che davo per buona da anni, cioè che una base di conoscenza personale valga in proporzione a quanto la usi. Non funziona più così, da quando il lettore non sei più soltanto tu.
Se sei un freelance e ti stai chiedendo se abbia senso costruirti un Second Brain adesso che c’è l’AI di mezzo, la risposta utile non riguarda le cartelle né il metodo di archiviazione. Riguarda chi è il vero consumatore di quello che archivi.
Perché una base di conoscenza che non consulti può valere più di una che apri ogni giorno
Il valore di una knowledge base personale non si misura da quante volte la apri tu, ma da quanto è pronta quando qualcun altro deve cercarci dentro. Se quel qualcun altro è un’AI che lavora per te, i criteri con cui la giudichi cambiano completamente.
La cartella di cui parlo è una wiki dei contenuti del mio blog. Contiene il testo integrale di ogni articolo che ho pubblicato, in file separati, in locale. Come lettura è inutile, quei pezzi li ho scritti io e li conosco a memoria. Come materiale di lavoro vale oro.
Quando devo collegare un articolo nuovo a quelli vecchi, io non vado a cercare niente. Chiedo, e in pochi secondi ho i punti esatti dove il collegamento regge, con la frase attorno e l’anchor text che ha senso mettere. Fatto a mano è mezza giornata di lavoro su un archivio di centocinquanta pezzi, perché devi ricordarti cosa hai scritto tre anni fa e soprattutto in quale paragrafo lo hai scritto.
Quella stessa cartella, prima, era un file di indice con i titoli e le date. Ordinatissimo. E sostanzialmente inutile, perché dentro un titolo non ci si può cercare.
Che cosa cambia quando la tua conoscenza la legge una macchina
Cambiano i criteri di qualità. Una base di conoscenza pensata per te premia la sintesi, la gerarchia e la bellezza visiva. Una base pensata anche per un’AI premia il testo completo, il contesto esplicito e la coerenza dei nomi. Sono due mestieri diversi che si somigliano solo di fuori.
Te lo racconto con tre differenze che ho pagato imparando.
La sintesi, per te, è un guadagno. Per chi cerca è una perdita secca. Un riassunto di tre righe a te basta, perché il resto lo hai in testa. Una macchina che deve trovare il collegamento tra due tuoi contenuti, con tre righe in mano, non trova niente.
Il contesto che tu dai per scontato non esiste finché non lo scrivi. Questa è la lezione più dura del lotto e ci sono arrivato nel modo peggiore. Avevo una preferenza precisa su come volevo che venissero create certe schede, e la avevo ripetuta a voce decine di volte. Non essendo scritta da nessuna parte, per il sistema semplicemente non esisteva, quindi ogni volta ripartivamo da zero. Una preferenza detta e mai scritta, per un’AI, è aria.
I nomi contano più dell’ordine. Puoi avere la struttura di cartelle più elegante del mondo, ma se la stessa cosa si chiama in tre modi diversi in tre file diversi hai costruito un labirinto. Mi è successo con un progetto che avevo battezzato tre volte in momenti diversi, e a un certo punto non lo trovavo più nemmeno io.
Come ci sono arrivato, e perché tre anni fa avevo scelto lo strumento sbagliato
Ci sono arrivato sbagliando, e la prova è pubblica proprio su questo blog. Nel 2023 avevo raccontato il mio passaggio da Evernote a Notion con una tappa ad Obsidian, e la conclusione era netta, Notion come sistema principale e Obsidian tenuto lì solo per scrivere i testi.
Oggi la situazione è capovolta. Notion lo ho lasciato del tutto e Obsidian è diventato l’intero sistema, operatività quotidiana compresa.
La parte interessante non è che avevo torto. È perché avevo torto. Nel 2023 avevo scelto lo strumento migliore per un lavoro che facevo da solo. Nel momento in cui il lavoro ha smesso di essere solo mio, la classifica si è ribaltata, perché un sistema fatto di file di testo semplice lo può leggere chiunque, mentre un sistema chiuso dentro un servizio lo legge solo chi ha la chiave.
Tre anni fa avevo scelto lo strumento sbagliato per la ragione giusta. La ragione era l’ordine, e allora era quella corretta. Quello che non potevo sapere è che di lì a poco l’ordine avrebbe smesso di essere la cosa più importante.
Non ti serve rifare la mia strada e non ti serve affatto il mio strumento. Ti serve capire quale delle due situazioni è la tua.
Quanto costa davvero mantenere un sistema del genere
Mi ha migliorato tutto, adesso che funziona. Prima di dire questa frase però bisogna dire il resto, altrimenti è pubblicità. Il conto esiste, si paga in potatura e verifica, e ha tre voci precise che ho pagato tutte e tre.
Si appesantisce da solo. I file che il sistema rilegge a ogni sessione erano cresciuti fino a 116 KB, che significa circa 29.000 token bruciati in ogni singola conversazione, moltiplicati per tutte le conversazioni di una giornata. La cosa che dovrebbe farti riflettere non è il numero. È che esisteva già un allarme automatico che me lo segnalava, e veniva ignorato da giorni. Un sistema che cresce non si pota da sé, e se la potatura resta a discrezione non avviene mai.
Può degradare in silenzio. Per settimane il mio sistema ha dato per esistente uno strumento che non era mai esistito. Nessun errore, nessun malfunzionamento visibile. Solo una cosa scritta in più di dieci file che a ogni sessione veniva riletta, creduta e riscritta altrove. In un sistema fatto di testo, una cosa scritta diventa vera per il solo fatto di essere scritta. È il guasto tipico di questa roba e non lo trovi finché non vai a controllare apposta.
Le regole si accumulano, e dietro ognuna c’è un prezzo. Nel mio sistema non esiste una sola regola nata da un ragionamento a tavolino. Ognuna è la cicatrice di qualcosa andato storto. È il motivo per cui funzionano ed è anche il motivo per cui non puoi prenderle in prestito.
Detto questo, la domanda vera non è quanto costa. È dove finisce quel costo, e la risposta onesta è che non è una voce separata. Il lavoro e la manutenzione del sistema si fondono, perché quando durante un’attività qualcosa non va, lì per lì lo sistemi oppure nasce una regola. Gli interventi grossi invece hanno una data in calendario e stanno nei giorni leggeri, come qualsiasi altro lavoro serio.
E se un giorno l’AI non ci fosse più, non ti sei reso dipendente?
Sì, ne sono dipendente, e non lo considero un problema. Tornare a fare tutto a mano e a memoria sarebbe una fatica enorme, ed è esattamente quella fatica a misurare quanto ho guadagnato, non quanto mi sono indebolito.
L’obiezione me la fanno spesso e capisco da dove nasce, però si regge su un’idea di autosufficienza che nel lavoro non applichiamo a nient’altro. Sei dipendente dal tuo gestionale, dalla tua casella email, dal tuo commercialista. Nessuno lo chiama fallimento, lo chiamiamo avere dei processi.
I tempi si evolvono. Restare su sistemi di gestione e organizzazione datati non ha senso se vuoi rimanere competitivo, e la nostalgia per il quaderno non ha mai fatto guadagnare un cliente a nessuno.
Una precauzione però vale la pena prenderla, ed è la ragione per cui insisto tanto sul formato. I miei file sono testo semplice, dentro cartelle normali, sul mio computer. Se domani sparisse lo strumento che li legge io avrei ancora tutto e cambierei lettore. La dipendenza pericolosa non è dall’AI, è dal formato chiuso di qualcun altro.
Perché copiare la struttura di qualcun altro non serve a niente
Perché la struttura è la parte facile, ed è anche quella senza valore. Le cartelle di un sistema come il mio le copi in dieci minuti. Quello che non copi sono le regole, che sono poi la parte che lo fa funzionare.
Ogni regola scritta nel mio sistema è nata da un errore mio, in un giorno preciso, con un danno preciso alle spalle. Prese da fuori, senza quegli errori dietro, diventano istruzioni arbitrarie che non capisci e che al primo attrito togli.
Vale lo stesso per i metodi che leggi in giro, ed è un discorso che faccio spesso. Tutto va personalizzato e vissuto. Puoi prendere spunto, ma poi va riadattato alle tue necessità, altrimenti ti ritrovi addosso qualcosa disegnato sulla misura di un altro, comodissimo per lui e stretto ovunque per te.
Il vestito su misura di qualcun altro non ti sta bene neanche se il sarto era bravo.
Da dove partirei io, se dovessi ricominciare adesso
Non partirei dalla struttura e non partirei da uno strumento. Partirei da una domanda sola, cioè quale pezzo del mio lavoro oggi richiede che io mi ricordi qualcosa che ho già scritto da qualche parte.
Quello è il punto in cui una base di conoscenza ti restituisce tempo dal primo giorno. Nel mio caso era il collegamento tra i contenuti, ed è per questo che la wiki è nata per prima ed è ancora oggi la parte più preziosa.
Poi ci sono due cose su cui vale la pena spendere del tempo, e sono le uniche due che mi sento di consigliarti davvero. La prima è scrivere le istruzioni per l’AI dentro un file stabile invece di ripeterle a ogni conversazione, e su come si fa ho già scritto una guida per configurare un file di istruzioni a prova di bomba che ti risparmia la fase dei tentativi. La seconda è conservare il testo integrale di quello che produci, non i riassunti, perché è l’unico formato su cui una ricerca funziona davvero.
Il resto viene dopo e viene dai tuoi errori, che è poi il motivo per cui il tuo sistema sarà diverso dal mio. Ed è giusto così.
Se stai valutando come far entrare l’AI nel tuo lavoro quotidiano senza costruirti l’ennesimo strumento che poi abbandoni dopo due mesi, è esattamente il ragionamento che facciamo nella consulenza di digital marketing per freelance e liberi professionisti, dove si parte da come lavori adesso invece che da un metodo preconfezionato.
